ERP en modo remoto: cambios y tendencias en la implementación de software empresarial

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oficina en casa

Para muchas organizaciones, el trabajo remoto se ha convertido en un lugar común en los últimos meses. Algunas compañías estaban considerando la implementación de software empresarial antes de los cambios necesarios en el modo operativo, mientras que otras ahora están buscando herramientas que puedan ayudarlas a desarrollar la eficiencia y una mejor administración de la compañía. ¿Es posible implementar sistemas ERP durante la oficina en casa?

"Recientemente, hemos visto dos enfoques para la implementación de software. Algunas compañías se han visto obligadas a posponer estos planes para el futuro. Sin embargo, también hay organizaciones para las cuales la situación actual se ha convertido en la fuerza impulsora detrás de la transformación digital. En estos casos, el cambio al modo remoto no solo no impidió la implementación de software empresarial, sino que en realidad aceleró el proceso ", dice Wojciech Wileński, Gerente de Consultoría CEE de Exact Software Polonia.

Los beneficios de introducir la circulación de documentos electrónicos y, por lo tanto, un acceso mucho más fácil a la información, o la capacidad efectiva de administrar los procesos de producción, logística y negocios, ahora pueden ser aún más importantes. Independientemente de las situaciones individuales, la flexibilidad es la clave del éxito.

Cambio de enfoque

No hay duda de que la implementación de ERP en modo remoto fuerza cambios tanto desde el punto de vista del proveedor como de la compañía. Algunas dificultades y limitaciones resultan de la mentalidad y las creencias. "El papel importante de un consultor es mostrar a los clientes que la implementación de software es actualmente posible, así como convencerlo de las nuevas competencias de la compañía. El cambio es necesario en ambos lados: tanto los consultores como las organizaciones deben acostumbrarse a la nueva situación, donde las reuniones actuales se transforman en videoconferencias y solo visitas remotas a la sala de producción, el almacén o la empresa del cliente ", agrega Wojciech Wileński. Como en cualquier otro lugar, en las implementaciones de ERP, las herramientas que permiten reuniones remotas, especialmente la posibilidad de videoconferencia, ahora juegan un papel importante.

La situación actual también puede afectar el proceso mismo de elegir un proveedor de software. Hasta hace poco, las referencias eran muy importantes para muchos clientes. Hoy, una de las preguntas más importantes puede ser si el proveedor pudo adaptarse a la nueva realidad. Es posible que los estándares actuales, en forma de horas de reuniones con el consultor directamente en la sede de la compañía o en la sala de producción, nunca vuelvan de la misma forma. En el contexto de la implementación de sistemas ERP, algunas tareas realizadas en modo remoto no solo se simplifican, sino que también son más rentables: resultados de ahorro, entre otros porque no hay necesidad de desplazamientos o alojamiento para un consultor.

De cascada a ágil

En modo remoto, una de las tareas más importantes para ambas partes: cliente y proveedor es asegurarse de que todas las necesidades se hayan definido con precisión. Hasta ahora, la metodología de "cascada" ha sido muy popular entre las implementaciones. Definió con precisión los siguientes pasos y fue una gran solución en situaciones donde las expectativas y necesidades del cliente podrían definirse claramente. Actualmente, las metodologías ágiles son de gran importancia. Los proveedores que están abiertos a actividades "ágiles" tienen la oportunidad de responder mejor a las necesidades dinámicamente cambiantes de los clientes. Este enfoque también facilita el trabajo en modo remoto, donde puede ser más difícil determinar sus necesidades. Este no es un concepto nuevo, pero quizás la situación actual pueda acelerar su popularización.

Despliegue remoto = acceso remoto

¿Qué es necesario para implementar sistemas ERP de forma remota? En resumen, todo lo que necesita es una computadora portátil y una conexión a Internet. Desde este punto de vista, la ubicación del cliente y el consultor no importa. Sin embargo, para que tal implementación sea posible, algunas compañías necesitan cambiar las políticas de seguridad restrictivas. Hasta ahora, ha habido preocupaciones sobre la concesión de acceso remoto, que no siempre ha sido considerado suficientemente seguro por los clientes. Tales situaciones requerían la presencia de un consultor en las instalaciones del cliente e incluso el uso de redes internas separadas. "Los clientes ven cada vez más que las tecnologías actuales permiten mucha más seguridad en las conexiones remotas. Si hasta ahora por razones importantes no querían renunciar a la implementación de los sistemas ERP y estaban limitados por las políticas de seguridad, comenzaron a adaptar las regulaciones internas para implementar proyectos de manera segura en el modo de reuniones remotas. Desde nuestro punto de vista, esta puede ser una tendencia que cambiará permanentemente el enfoque para la implementación del proyecto. Las implementaciones tienen la oportunidad de ser más fáciles y rápidas de llevar a cabo, lo que solo será en beneficio de los clientes ", dice Wojciech Wileński, Gerente de Consultoría CEE de Exact Software Polonia.

Nube, nube y nube otra vez

Mucho se ha dicho en el contexto de ERP sobre la creciente importancia de las implementaciones en el modelo de nube durante algún tiempo. Hubo muchas razones: desde los crecientes costos de mantener la infraestructura propia hasta la creciente cantidad de datos procesados. La situación actual hace que esta tendencia sea aún más importante. Por supuesto, todavía hay industrias que no pueden permitirse la transición completa a la infraestructura de la nube y al menos algunos de los datos deben almacenarse en sus propios recursos. Sin embargo, donde las regulaciones lo permiten, las compañías están redefiniendo su enfoque. El acceso a la infraestructura es actualmente difícil. Muchas organizaciones se han visto obligadas a invertir en equipos, por ejemplo, el reemplazo masivo de computadoras de escritorio con computadoras portátiles. Para permitir el trabajo remoto, algunas compañías necesitaban expandir rápidamente las capacidades de su centro de datos corporativo, lo que causó problemas de disponibilidad de hardware en el mercado. Las implementaciones en la nube transfieren la responsabilidad del mantenimiento de la infraestructura, las inversiones en hardware y la escalabilidad adecuada al proveedor. Los clientes comienzan a ver cada vez más los importantes beneficios de este modelo, especialmente a largo plazo.